Informativa sulla privacy

Sento tratta dati personali. Qui sotto trovi cosa raccogliamo, perché, per quanto tempo lo conserviamo e chi altro può vederlo. In linguaggio semplice, perché un’informativa sulla privacy che non si riesce a leggere vale ben poco.

Questa informativa riguarda il sito web, il tuo account e i dati aziendali che inserisci in Sento. Quei dati aziendali li trattiamo per tuo conto e non per noi stessi; questo richiede un accordo sul trattamento dei dati, che firmiamo con te prima che tu carichi qualsiasi cosa.

Questa è una traduzione. In caso di differenze, prevale la versione olandese.

Chi è il titolare

Sento, nome commerciale di una società in nome collettivo (VOF) iscritta alla Camera di commercio olandese (KvK) con il numero 97593494.

Domande sui tuoi dati, o una richiesta per consultarli o cancellarli? Scrivi a info@sentofinance.com. Rispondiamo entro un mese, di solito molto prima.

Non abbiamo un responsabile della protezione dei dati, e non siamo tenuti ad averlo: non monitoriamo nessuno su larga scala e non trattiamo categorie particolari di dati personali.

Cosa trattiamo

Quando crei un account

Il tuo nome, il tuo indirizzo e-mail, il nome della tua organizzazione e la tua preferenza di lingua. La tua password è conservata cifrata – non possiamo leggerla, nemmeno se volessimo.

Quando accedi con Google

Google ci trasmette il tuo nome e il tuo indirizzo e-mail. Nient’altro: non chiediamo accesso alla tua Gmail, al tuo calendario o ai tuoi file. Usare una password è sempre possibile.

Quando configuri la verifica in due passaggi

Una chiave segreta che la tua app di autenticazione usa per generare i codici. È conservata cifrata e non lascia mai il nostro ambiente.

Mentre usi Sento

Teniamo un registro degli eventi legati alla sicurezza: accesso, uscita, modifica di una password, attivazione o disattivazione della verifica in due passaggi. Per ciascuno annotiamo l’ora, il tuo indirizzo IP e il tipo di browser.

È voluto. Se non puoi vedere chi ha avuto accesso ai tuoi dati e quando, allora “trattiamo i tuoi dati con cura” è un’affermazione e non qualcosa che puoi verificare.

Quando fai una domanda all’analista IA

Conserviamo la tua domanda, le risposte e i calcoli fatti per esse come una conversazione, così puoi ritrovarla più tardi. Una conversazione è visibile solo a te – nemmeno i colleghi della tua organizzazione possono vederla. Puoi cancellare una conversazione tu stesso; se non fai nulla, la cancelliamo 90 giorni dopo l’ultimo messaggio.

Separatamente, il registro della tua organizzazione annota chi ha fatto una domanda e quando, quali calcoli ha scelto l’IA e quanta capacità di elaborazione ha richiesto. I membri della tua organizzazione possono vedere quel registro – quindi un collega può vedere che hai chiesto qualcosa e quando; il testo della tua domanda e della risposta non vi compare.

Se cancelli un file, i calcoli che contengono righe di quel file scompaiono dalle tue conversazioni, e una conversazione di quel tipo non può proseguire. Il testo di una risposta precedente può ancora menzionare un nome o un valore di quel file finché la conversazione non viene cancellata – da te, o dopo 90 giorni.

Quando sottoscrivi un abbonamento

Il tuo nome, il tuo indirizzo e-mail, il tuo indirizzo di fatturazione, la tua partita IVA se presente, e lo stato e la durata del tuo abbonamento.

I tuoi dati di pagamento non ci arrivano mai. Il pagamento avviene interamente presso Stripe; a noi viene comunicato solo che il pagamento è andato a buon fine. Il numero della tua carta non passa mai dai nostri sistemi.

Perché, e su quale base giuridica

Finalità	Dati	Base giuridica
Creare il tuo account e farti accedere	nome, e-mail, password, organizzazione	Esecuzione del contratto
Confermare il tuo indirizzo e-mail	indirizzo e-mail	Esecuzione del contratto
Verifica in due passaggi	la tua chiave di autenticazione	Interesse legittimo: proteggere il tuo account
Registro di sicurezza	ora, indirizzo IP, tipo di browser	Interesse legittimo e obbligo di sicurezza del GDPR
Abbonamento e fatturazione	nome, e-mail, dati di fatturazione	Esecuzione del contratto
Rispondere alle domande nell’analista IA	la tua domanda, la conversazione, i calcoli	Esecuzione del contratto
Conservazione delle fatture	dati di fatturazione	Obbligo di legge: norme fiscali olandesi sulla conservazione
Ricordare la tua lingua	scelta della lingua	Interesse legittimo: mantenere il sito utilizzabile

Quando ci basiamo su un interesse legittimo, lo abbiamo bilanciato con la tua privacy. Per un registro di sicurezza lo riteniamo giustificato: protegge i tuoi dati, e non annotiamo più del necessario.

Per quanto tempo li conserviamo

Dati	Conservazione
Il tuo account	Finché il tuo account esiste
Dopo la cancellazione del tuo account	Rimosso dai nostri sistemi entro 30 giorni; i backup scadono entro 90 giorni
Registro di sicurezza	12 mesi
Conversazioni con l’analista IA	90 giorni dopo l’ultimo messaggio, o prima se cancelli la conversazione
Ciò che va ad Anthropic (riconoscimento dei file e analista IA)	Anthropic lo cancella di default entro 30 giorni, a meno che Anthropic non debba conservarlo più a lungo per il monitoraggio degli abusi o per un obbligo di legge
Ciò che va a TypeSafe quando un file viene riconosciuto	Secondo le condizioni di TypeSafe; la conservazione zero contrattuale è offerta solo ai clienti enterprise
Fatture e documenti di pagamento	7 anni – imposto dalla normativa fiscale olandese

Puoi cancellare il tuo account in qualsiasi momento: scrivici e lo facciamo. Solo le fatture vanno conservate più a lungo, e su questo non abbiamo scelta.

Chi altro li vede

Non vendiamo i tuoi dati e non li usiamo per addestrare modelli di IA. Lavoriamo però con un piccolo numero di fornitori, che trattano i tuoi dati solo per noi e mai per sé stessi.

Soggetto	Per cosa	Dove avviene il trattamento
Supabase	Banca dati, account e accesso	Unione europea (Francoforte)
Vercel	Hosting del sito web e del portale	Unione europea
Stripe	Pagamenti, fatturazione e IVA	Irlanda, con trasferimento negli Stati Uniti
Anthropic	Analisi della struttura di un file che carichi, e le risposte dell’analista IA	Stati Uniti
TypeSafe	Riconoscere che tipo di file carichi e quale colonna contiene cosa	Non specificato nel loro accordo sul trattamento dei dati
Brevo	E-mail dal portale: inviti, accesso e reimpostazione della password, e messaggi inviati con il pulsante Assistenza	Unione europea
Google	Solo se scegli di accedere con Google	Stati Uniti

Con Supabase, Vercel e Stripe è in vigore un accordo sul trattamento dei dati. Per Anthropic si applica l’accordo sul trattamento dei dati che fa parte delle loro condizioni commerciali. Per TypeSafe si applica il loro accordo sul trattamento dei dati, regolato dal diritto irlandese. Google non è un responsabile del trattamento: se scegli di accedere con Google, Google decide da sé cosa fare con il tuo account Google.

Quando analizziamo la struttura di un file che carichi, un campione va a un responsabile del trattamento per l’IA – TypeSafe, oppure Anthropic negli Stati Uniti quando usiamo quella via: i nomi delle colonne e una manciata di valori per colonna, così che il loro modello possa vedere quale colonna contiene quale informazione. Nessun valore di una colonna che riconosciamo come dato personale viene inviato: nomi, indirizzi, codici postali, indirizzi e-mail, numeri di telefono, conti bancari e campi note a testo libero vengono trattenuti – per quelle colonne parte solo il nome della colonna. Quel controllo lavora sui nomi delle tue colonne, quindi una colonna con un nome che non riconosciamo come dato personale può comunque inviare valori di esempio; se ne trovi una, diccelo. Per colonna partono al massimo otto singoli valori di esempio – mai una riga completa, mai una colonna completa, mai un totale. Poiché quegli esempi sono scelti per colonna in modo indipendente, insieme non formano una riga reale del tuo file. Anthropic non ne impara nulla e cancella il campione di default entro 30 giorni, a meno che Anthropic non debba conservarlo più a lungo per il monitoraggio degli abusi o per un obbligo di legge. Neanche TypeSafe ne impara nulla, ma conserva il campione secondo le proprie condizioni: la conservazione zero contrattuale è offerta solo ai clienti enterprise.

Quando fai una domanda all’analista IA, questo va ad Anthropic negli Stati Uniti: la tua domanda, lo svolgimento precedente della stessa conversazione e i risultati dei calcoli che Sento ha fatto per quella domanda. Quei risultati sono cifre riassuntive con i nomi che vi appartengono – un prodotto, un canale di vendita, un conto di contabilità generale, un sistema. Se chiedi le righe dietro una cifra o un singolo ordine, partono anche quelle righe, fino a un massimo fisso. Nessun valore di una colonna che riconosciamo come dato personale viene inviato – lo stesso controllo usato per riconoscere un file, con la stessa riserva che lavora sui nomi delle colonne – e nemmeno nomi di file o numeri di tracciamento. Anthropic non ne impara nulla e lo cancella di default entro 30 giorni, a meno che Anthropic non debba conservarlo più a lungo per il monitoraggio degli abusi o per un obbligo di legge. La conversazione stessa è conservata nell’Unione europea.

Ogni importo e ogni percentuale è calcolato da Sento. L’IA sceglie quale calcolo e lo spiega; non mostriamo alcun importo o percentuale senza un calcolo dietro.

I tuoi dati sono conservati nell’Unione europea. Supabase, Vercel, Stripe e Anthropic sono aziende statunitensi; con Anthropic l’analisi dei file e le risposte dell’analista IA vengono effettivamente prodotte negli Stati Uniti, e con le altre tre non si può escludere del tutto un accesso dall’esterno dell’UE – per esempio quando il loro supporto esamina un incidente. Per tutti questi trasferimenti si applicano le clausole contrattuali tipo della Commissione europea, integrate dove pertinente dall’EU-US Data Privacy Framework.

Per TypeSafe, l’accordo sul trattamento dei dati non indica in quale paese viene svolta l’analisi. Quell’accordo è regolato dal diritto irlandese e copre i trasferimenti al di fuori dell’UE con le stesse clausole contrattuali tipo.

Se accedi con Google, Google resta responsabile del tuo account Google stesso. Per quello vale la loro informativa sulla privacy.

Come li proteggiamo

• I tuoi dati sono conservati nell’Unione europea, comprese le tue conversazioni con l’analista IA. Le eccezioni sono ciò che va ad Anthropic per l’IA (negli Stati Uniti) e, quando un file viene riconosciuto, a TypeSafe (paese non specificato) – vedi sopra.
• Il traffico passa via TLS; l’archiviazione è cifrata.
• I dati dei clienti sono separati nella banca dati stessa, non solo nell’applicazione – così un errore nel nostro codice non può aggirarla. Lo verifichiamo con un test automatico.
• La verifica in due passaggi è disponibile su ogni account, e la consigliamo.
• Gli eventi di sicurezza vengono scritti in un registro che non può essere modificato.
• Chiavi e password sono custodite in casseforti sicure, mai nel nostro codice sorgente.

La sicurezza perfetta non esiste. Se sospetti che qualcosa non vada con il tuo account o con la nostra sicurezza, scrivi a info@sentofinance.com: prendiamo sul serio queste segnalazioni e rispondiamo rapidamente.

Cookie

Sento non usa cookie pubblicitari o di tracciamento, e non misura cosa fai sul sito. È anche per questo che non vedi alcun banner dei cookie: non c’è nulla da chiedere.

Cookie	Per cosa	Durata
sb-…-auth-token	Ti mantiene connesso	Finché non esci
sento-lang	Ricorda quale lingua preferisci	12 mesi

Processi decisionali automatizzati

Non ce ne sono. Nessuna decisione che ti riguarda viene presa da un computer senza l’intervento di una persona.

L’analista IA fornisce analisi e consigli basati sui dati della tua azienda. Resta un supporto a una decisione che prendi tu. Le cifre che contiene provengono da calcoli deterministici che puoi verificare, non da un modello linguistico: ogni importo e ogni percentuale in una risposta rimanda al calcolo da cui proviene. Se questo cambia, aggiorneremo questa informativa prima.

I tuoi diritti

Hai il diritto di:

• consultare quali dati abbiamo su di te;
• farli rettificare se sono errati;
• farli cancellare;
• far limitare il trattamento;
• portare con te i tuoi dati in un formato di file comune;
• opporti a un trattamento basato su un interesse legittimo.

Scrivi a info@sentofinance.com. Rispondiamo entro un mese. Per non consegnare dati alla persona sbagliata, potremmo chiederti di confermare la tua identità.

Se non sei d’accordo con il modo in cui trattiamo i tuoi dati, puoi presentare un reclamo all’autorità olandese per la protezione dei dati (Autoriteit Persoonsgegevens). Preferiamo sentirlo prima da te, per poter rimediare.

Modifiche

Sento è in fase di sviluppo, quindi questa informativa cambierà insieme a lui. La data in alto indica quando è stata aggiornata l’ultima volta. Se cambia qualcosa di rilevante in ciò che facciamo con i tuoi dati, lo comunicheremo a tutti coloro che hanno un account – così lo sai da noi invece di doverlo scoprire da solo.