Privacyverklaring

Sento verwerkt persoonsgegevens. Hieronder staat welke, waarom, hoelang we ze bewaren en wie ze verder te zien krijgt. In gewone taal, want een privacyverklaring die je niet kunt lezen is weinig waard.

Deze verklaring gaat over de website, je account, en de bedrijfsdata die je in Sento zet. Die bedrijfsdata verwerken we namens jou en niet voor onszelf; daar hoort een verwerkersovereenkomst bij die we met je sluiten voordat je iets aanlevert.

Wie is verantwoordelijk

Sento, handelsnaam van een vennootschap onder firma ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97593494.

Vragen over je gegevens, of een verzoek om ze in te zien of te verwijderen? Mail info@sentofinance.com. We reageren binnen een maand, meestal veel sneller.

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming. Dat hoeft ook niet: we volgen niemand op grote schaal en verwerken geen bijzondere persoonsgegevens.

Welke gegevens we verwerken

Als je een account aanmaakt

Je naam, je e-mailadres, de naam van je organisatie en je taalvoorkeur. Je wachtwoord slaan we versleuteld op – wij kunnen het niet uitlezen, ook niet als we zouden willen.

Als je met Google inlogt

Dan geeft Google ons je naam en e-mailadres door. Meer niet: we vragen geen toegang tot je Gmail, je agenda of je bestanden. Je kunt ook gewoon een wachtwoord gebruiken.

Als je tweestapsverificatie instelt

Een geheime sleutel waarmee jouw authenticator-app de codes maakt. Die staat versleuteld opgeslagen en verlaat onze omgeving niet.

Terwijl je Sento gebruikt

We houden een logboek bij van gebeurtenissen die met beveiliging te maken hebben: inloggen, uitloggen, een wachtwoord wijzigen, tweestapsverificatie aan- of uitzetten. Daarbij leggen we het tijdstip, je IP-adres en je browsertype vast.

Dat doen we bewust. Kun je niet zien wie wanneer bij jouw gegevens is geweest, dan is “we gaan zorgvuldig om met je data” een bewering in plaats van iets wat je kunt controleren.

Als je de AI-analist een vraag stelt

Je vraag, de antwoorden en de berekeningen die daarvoor zijn gemaakt, bewaren we als gesprek, zodat je het later terugvindt. Een gesprek is alleen voor jou zichtbaar – ook collega’s in je eigen organisatie zien het niet. Je kunt een gesprek zelf verwijderen; doe je niets, dan verwijderen we het 90 dagen na het laatste bericht.

Los daarvan leggen we in het logboek van je organisatie vast wie er wanneer een vraag stelde, welke berekeningen de AI koos en hoeveel rekenwerk het kostte. Dat logboek kunnen de leden van je organisatie inzien – een collega ziet daar dus dát en wanneer jij iets vroeg; de tekst van je vraag en van het antwoord staat er niet in.

Verwijder je een bestand, dan verdwijnen de berekeningen met regels uit dat bestand uit je gesprekken, en kan zo’n gesprek niet verder. De tekst van een eerder antwoord kan nog een naam of waarde uit dat bestand noemen, tot het gesprek wordt verwijderd – door jou, of na 90 dagen.

Als je een abonnement afsluit

Je naam, e-mailadres, factuuradres en eventueel je btw-nummer, plus de status en de looptijd van je abonnement.

Je betaalgegevens komen niet bij ons binnen. Het afrekenen gebeurt volledig bij Stripe; wij krijgen alleen te horen dát er betaald is. Je kaartnummer passeert onze systemen nooit.

Waarom we ze verwerken, en op welke grond

Waarvoor	Welke gegevens	Grondslag
Een account aanmaken en je laten inloggen	naam, e-mail, wachtwoord, organisatie	Uitvoering van de overeenkomst
Je e-mailadres bevestigen	e-mailadres	Uitvoering van de overeenkomst
Tweestapsverificatie	de sleutel van je authenticator	Gerechtvaardigd belang: je account beveiligen
Beveiligingslogboek	tijdstip, IP-adres, browsertype	Gerechtvaardigd belang en de beveiligingsplicht uit de AVG
Abonnement en facturatie	naam, e-mail, factuurgegevens	Uitvoering van de overeenkomst
Vragen beantwoorden in de AI-analist	je vraag, het gesprek, de berekeningen	Uitvoering van de overeenkomst
Facturen bewaren	factuurgegevens	Wettelijke plicht: fiscale bewaarplicht
Je taalvoorkeur onthouden	taalkeuze	Gerechtvaardigd belang: de site werkbaar houden

Waar we ons op een gerechtvaardigd belang baseren, hebben we afgewogen of jouw privacy zwaarder weegt. Bij een beveiligingslogboek vinden we van niet: het beschermt juist jouw gegevens, en we leggen niet meer vast dan daarvoor nodig is.

Hoelang we ze bewaren

Gegevens	Bewaartermijn
Je account	Zolang je account bestaat
Na verwijdering van je account	Binnen 30 dagen weg uit onze systemen; back-ups lopen binnen 90 dagen af
Beveiligingslogboek	12 maanden
Gesprekken met de AI-analist	90 dagen na het laatste bericht, of eerder als je het gesprek verwijdert
Wat er naar Anthropic gaat (bestandsherkenning en de AI-analist)	Anthropic verwijdert het standaard binnen 30 dagen, tenzij Anthropic het langer moet bewaren voor misbruikcontrole of een wettelijke plicht
Wat er bij het herkennen van een bestand naar TypeSafe gaat	Volgens de voorwaarden van TypeSafe; een vastgelegde nulbewaring bieden zij alleen enterprise-klanten aan
Facturen en betaalgegevens	7 jaar – dat schrijft de Belastingdienst voor

Je account verwijderen kan altijd: mail ons en het gebeurt. Alleen de facturen moeten we langer bewaren, en daar hebben we geen keuze in.

Met wie we ze delen

We verkopen je gegevens niet, en we gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen. We werken wel met een klein aantal leveranciers, die je gegevens uitsluitend voor ons verwerken en niet voor zichzelf.

Partij	Waarvoor	Waar wordt het verwerkt
Supabase	Database, accounts en inloggen	Europese Unie (Frankfurt)
Vercel	Hosting van de website en de omgeving	Europese Unie
Stripe	Betalingen, facturatie en btw	Ierland, met doorgifte naar de Verenigde Staten
Anthropic	Analyse van de structuur van een aangeleverd bestand, en de antwoorden van de AI-analist	Verenigde Staten
TypeSafe	Herkennen welk soort bestand je aanlevert en welke kolom wat bevat	Niet vastgelegd in hun verwerkersovereenkomst
Brevo	E-mails vanuit de omgeving: uitnodigingen, inloggen en wachtwoordherstel, en berichten via de knop Support	Europese Unie
Google	Alleen als jij kiest voor inloggen met Google	Verenigde Staten

Met Supabase, Vercel en Stripe is een verwerkersovereenkomst gesloten. Voor Anthropic geldt de verwerkersovereenkomst die deel uitmaakt van hun zakelijke voorwaarden. Voor TypeSafe geldt hun verwerkersovereenkomst, naar Iers recht. Google is geen verwerker: kies je voor inloggen met Google, dan bepaalt Google zelf wat het met je Google-account doet.

Analyseren we de structuur van een bestand dat je aanlevert, dan gaat er een steekproef naar één AI-verwerker – TypeSafe, of Anthropic in de Verenigde Staten als we die route gebruiken: de kolomnamen en een handvol waarden per kolom, zodat hun model kan zien welke kolom welk gegeven bevat. Er gaat geen enkele waarde mee uit een kolom die wij als persoonsgegeven herkennen: namen, adressen, postcodes, e-mailadressen, telefoonnummers, rekeningnummers en vrije opmerkingenvelden houden we tegen – van die kolommen gaat alleen de kolomnaam mee. Die controle werkt op de námen van je kolommen, dus een kolom met een naam die wij niet als persoonsgegeven herkennen kan er wel voorbeeldwaarden uit sturen; kom je zo’n kolom tegen, laat het ons weten. Per kolom gaan er maximaal acht losse voorbeeldwaarden mee – nooit een volledige regel, nooit een volledige kolom, nooit een totaal. Omdat die voorbeelden per kolom los worden gekozen, vormen ze samen geen bestaande regel uit je bestand. Anthropic leert er niet op en verwijdert de steekproef standaard binnen 30 dagen, tenzij Anthropic het langer moet bewaren voor misbruikcontrole of een wettelijke plicht. TypeSafe leert er evenmin op, maar bewaart de steekproef volgens zijn eigen voorwaarden: een vastgelegde nulbewaring bieden zij alleen enterprise-klanten aan.

Stel je een vraag aan de AI-analist, dan gaat er naar Anthropic in de Verenigde Staten: je vraag, het eerdere verloop van hetzelfde gesprek, en de uitkomsten van de berekeningen die Sento voor die vraag heeft gemaakt. Die uitkomsten zijn samengevatte cijfers met de namen die erbij horen – een artikel, een verkoopkanaal, een grootboekrekening, een systeem. Vraag je om de regels achter een cijfer of om één order, dan gaan ook die regels mee, tot een vast maximum. Er gaat geen enkele waarde mee uit een kolom die wij als persoonsgegeven herkennen – dezelfde controle als bij het herkennen van een bestand, met hetzelfde voorbehoud dat hij op de kolomnamen werkt – en ook geen bestandsnamen of trackingnummers. Anthropic leert er niet op en verwijdert het standaard binnen 30 dagen, tenzij Anthropic het langer moet bewaren voor misbruikcontrole of een wettelijke plicht. Het gesprek zelf bewaren we in de Europese Unie.

Elk bedrag en elk percentage is door Sento berekend. De AI kiest welke berekening en legt uit; een bedrag of percentage zonder berekening tonen we niet.

Je gegevens worden opgeslagen in de Europese Unie. Supabase, Vercel, Stripe en Anthropic zijn Amerikaanse bedrijven; bij Anthropic worden de bestandsanalyse en de antwoorden van de AI-analist ook daadwerkelijk in de Verenigde Staten gemaakt, en bij de andere drie is toegang van buiten de EU niet volledig uit te sluiten – bijvoorbeeld wanneer hun ondersteuning meekijkt bij een storing. Voor al die doorgiftes gelden de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met het EU-VS Data Privacy Framework waar dat van toepassing is.

Bij TypeSafe staat in de verwerkersovereenkomst niet in welk land de analyse wordt uitgevoerd. Die overeenkomst valt onder Iers recht en regelt doorgifte buiten de EU met dezelfde modelcontractbepalingen.

Kies je voor inloggen met Google, dan is Google voor jouw Google-account zelf verantwoordelijk. Daarop is hun eigen privacybeleid van toepassing.

Hoe we ze beveiligen

• Je gegevens worden opgeslagen in de Europese Unie, ook je gesprekken met de AI-analist. De uitzonderingen zijn wat er voor de AI naar Anthropic gaat (in de Verenigde Staten) en, bij het herkennen van een bestand, naar TypeSafe (land niet vastgelegd) – zie hierboven.
• Verkeer gaat over TLS; opslag is versleuteld.
• Gegevens van klanten zijn in de database van elkaar gescheiden. Die scheiding zit in de database zelf, niet alleen in de applicatie – een fout in onze code kan er dus niet omheen. We toetsen dat met een automatische test.
• Tweestapsverificatie is beschikbaar voor elk account, en wij raden hem aan.
• Beveiligingsgebeurtenissen worden vastgelegd in een logboek dat niet aan te passen is.
• Sleutels en wachtwoorden staan in beveiligde kluizen, nooit in onze broncode.

Perfecte beveiliging bestaat niet. Vermoed je dat er iets mis is met je account of met onze beveiliging, mail dan info@sentofinance.com: we nemen zulke meldingen serieus en reageren snel.

Cookies

Sento gebruikt geen advertentie- of volgcookies, en meet niet wat je op de site doet. Daarom zie je ook geen cookiebanner: er valt niets te vragen.

Cookie	Waarvoor	Hoelang
sb-…-auth-token	Houdt je ingelogd	Tot je uitlogt
sento-lang	Onthoudt welke taal je wil	12 maanden

Geautomatiseerde besluitvorming

Die vindt niet plaats. Er worden geen besluiten over jou genomen door een computer, zonder dat er een mens aan te pas komt.

De AI-analist geeft analyses en advies op basis van je bedrijfsdata. Dat blijft ondersteuning bij een beslissing die jij neemt. De cijfers daarin komen uit deterministische berekeningen die na te rekenen zijn, niet uit een taalmodel: elk bedrag en percentage in een antwoord klikt door naar de berekening waar het uit komt. Verandert dat, dan passen we deze verklaring aan voordat het zover is.

Je rechten

Je hebt het recht om:

• in te zien welke gegevens we van je hebben;
• ze te laten corrigeren als ze niet kloppen;
• ze te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• je gegevens in een gangbaar bestandsformaat mee te nemen;
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang.

Mail info@sentofinance.com. We reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we je vragen je identiteit aan te tonen.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We horen het liever eerst zelf, zodat we het kunnen rechtzetten.

Wijzigingen

Sento is in ontwikkeling, dus deze verklaring verandert mee. Bovenaan staat wanneer hij voor het laatst is bijgewerkt. Gaat het om een wezenlijke wijziging in wat we met je gegevens doen, dan laten we dat weten aan iedereen met een account – dan hoor je het van ons in plaats van dat je het zelf moet opmerken.