Hoe bereken je de brutomarge per order?

De brutomarge van een order is de omzet van die order, exclusief btw, min de kostprijs van wat erin zit. Trek je daar ook de kosten van verzending en afhandeling van af, dan zie je wat de order werkelijk oplevert. Wij noemen dat de brutomarge na orderkosten; in de vakliteratuur heet het de contributiemarge. De formule is eenvoudig. Het werk zit in de data eronder.

De formule

• Brutomarge = omzet exclusief btw − kostprijs
• Brutomarge na orderkosten = brutomarge − verzendkosten + verzendopbrengst − overige orderkosten
• Brutomarge in procenten = brutomarge ÷ omzet × 100

Rekenvoorbeeld: een order van € 100 exclusief btw, met € 60 kostprijs, € 7 verzendkosten en € 5 verzendopbrengst. De brutomarge is € 40, oftewel 40%. Na orderkosten blijft er € 38 over, oftewel 38%.

Reken altijd exclusief btw. De btw is niet van jou, en een omzet inclusief btw naast een kostprijs exclusief btw geeft een marge die nergens op slaat.

Waarom het in de praktijk misgaat

Een rekensom die klopt, kan toch een verkeerd getal opleveren. Deze vier fouten kwamen we tegen in een echte maandafsluiting van een e-commercebedrijf. Geen van de vier zag er verkeerd uit.

1. “Prijs” bleek het regeltotaal. In het ordersysteem waren de verkoopprijs en de kostprijs geen stuksprijzen, maar regeltotalen exclusief btw. Wie die vermenigvuldigt met het aantal, verdubbelt de marge op elke regel met meer dan één stuk. Je bewijst het met de btw-kolom: btw gedeeld door omzet moet de bekende tarieven opleveren.

2. Een sleutel die niet uniek is, telt geld dubbel. Verzendkosten liepen van trackingnummer via doos naar order. Het doosbestand bevatte dubbele trackingnummers, waardoor pakketten meer dan één keer meetelden en de vervoerderskosten te hoog uitkwamen. Er kwam geen foutmelding; alleen het totaal klopte niet meer.

3. Orderkosten verdelen maakt verliesproducten die er niet zijn. Verpakking en verzending werden over de regels van een order verdeeld. Daardoor kregen promotieregels van één cent een deel van de kosten, en verschenen ze als producten met verlies. Marge bestaat op orderniveau. Een marge per regel is een verdeling, en die hoort zo genoemd te worden.

4. Kosten compleet, opbrengst half. Eén merk leek structureel verliesgevend, terwijl alle kosten erin zaten. De doorbelaste verzending en handling naar zakelijke klanten stond niet in het ordersysteem maar in een aparte factuurspecificatie. Met die opbrengst erbij sloeg de marge om.

Zo rekent Sento het

• Alles hangt aan de order. Elke opbrengst en elke kostenpost die bij een order hoort, van inkoopwaarde tot de regel op de vervoerdersfactuur.
• Gefactureerd en geschat staan apart. Is de factuur van de vervoerder er nog niet, dan rekent Sento met de verwachte verzendkosten en zegt erbij dat het om een verwachting gaat. Komt de factuur binnen, dan vervangt die de verwachting.
• Verzendopbrengst staat apart van productomzet. Zo raakt de marge per product niet vervuild met iets wat er niet bij hoort.
• Leeg is geen nul. Een regel zonder kostprijs telt niet als 100% marge. Bij het cijfer staat over welk deel van je omzet het gaat.
• Nooit dubbel geteld. Regels worden ontdubbeld binnen een factuur en nooit daaroverheen, zodat een nagestuurde correctie je kosten niet twee keer raakt.
• Elk bedrag klikt door. Bij elk getal zie je uit welk bestand en welke regel het komt.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen brutomarge en contributiemarge?

De brutomarge trekt alleen de kostprijs van de omzet af. De contributiemarge trekt ook de kosten af die per order ontstaan, zoals verzending en afhandeling. Voor een webshop zegt de tweede meer, want een product met een mooie brutomarge kan na verzending weinig overhouden.

Reken ik de marge met of zonder btw?

Zonder btw, voor de omzet en de kostprijs allebei. Controleer per kolom of een bedrag inclusief of exclusief btw is. Dat staat er niet altijd bij, en exports verschillen daarin.

Hoort verzendopbrengst bij de omzet?

In je resultaat wel, in je productmarge niet. Houd hem apart, dan blijft de marge per product zuiver en zie je in de brutomarge na orderkosten of je verzending je geld kost of oplevert.

Kan ik dit niet gewoon in Excel doen?

Eén keer wel. Elke maand opnieuw, met een paar honderdduizend vervoerdersregels en een factuur die twee weken later binnenkomt, wordt het een dagtaak die niemand wil hebben.