Welke KPI's horen op het dashboard van je webshop?

Een webshopdashboard hoort te laten zien wat er overblijft, niet alleen wat er binnenkomt. Omzet en banksaldo zeggen niet alles. Naast de omzet horen de brutomarge, de brutomarge na orderkosten, de verzendkosten per order en het aantal orders erop, en bij elk cijfer over welk deel van je omzet het gaat. Het moeilijke deel is niet de grafiek, maar de data eronder.

De KPI’s en hoe je ze uitrekent

• Omzet = de omzet van je orderregels, exclusief btw
• Brutomarge = omzet − kostprijs, in procenten van de omzet waarvan de kostprijs bekend is
• Brutomarge na orderkosten = brutomarge − verzendkosten + verzendopbrengst − overige orderkosten (zo bereken je de brutomarge per order)
• Verzendkosten per order = de factuurregels van je vervoerder per order, exclusief btw (zo bereken je wat verzenden kost)
• Aantal orders en gemiddelde orderwaarde = omzet ÷ aantal orders
• Dekking = het deel van je omzet waarvan de kostprijs bekend is

Die laatste zegt of je de andere kunt vertrouwen. Een marge over een deel van je omzet is iets anders dan een marge over alles.

Waarom een dashboard een mooi fout getal kan geven

Een dashboard rekent met wat je erin stopt. Deze drie gevallen kwamen we tegen in de maandcijfers van een e-commercebedrijf.

1. Een verschoven decimaal. Eén maandelijkse export kwam binnen met alle getallen tien keer te groot. Kortingen en terugbetalingen stonden daardoor tien keer te hoog en drukten de maandmarge. Dat was zichtbaar, maar het zag er niet onmogelijk uit. Een verschoven decimaal geeft geen onzin, maar een geloofwaardig fout rapport.

2. Leeg werd stil nul. Een toeslag hing aan een categorieveld, en bij een deel van de regels was dat veld leeg. Daar werd de toeslag stil nul. Elk veld dat geld bepaalt, heeft een betekenis voor leeg nodig: echt nul, onbekend, of niet van toepassing.

3. Het dashboard sloot niet aan op de boekhouding. De omzet in de administratie lag lager dan in de orders, onder andere omdat marketplace-commissie netto was geboekt en de boekdatum niet de verzenddatum was. Geen van die verschillen was een fout. Een aansluiting is pas af als elk verschil in een benoemde categorie valt, niet als het verschil nul is.

Zo doet Sento het

• Alles op één plek. Orders, kosten, uitbetalingen en uren in één database, zodat je hele organisatie met hetzelfde getal werkt.
• Eerst controleren, dan rekenen. Sento leest je kolommen en benoemt wat het niet zeker weet. Wat niet te bewijzen is, vraagt het aan jou, in plaats van er stil iets van te maken.
• Uit de systemen die je al hebt. Ordersystemen, vervoerders, betaalproviders, boekhouding en marketplaces, van Shopify en Magento tot PostNL, Mollie en Exact Online.
• Dashboards die klaarstaan. Een overzicht, een margerapport, logistiek en finance, en je stelt je eigen dashboards samen.
• Leeg is geen nul. Ontbreekt er data, dan staat erbij over welk deel van je omzet het cijfer gaat.
• Elk bedrag klikt door. Bij elk getal zie je uit welk bestand en welke regel het komt.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een KPI-dashboard en een rapport uit je boekhouding?

Je boekhouding volgt de boekdatum en het grootboek, een dashboard volgt je orders en zendingen. Daardoor wijken ze af, bijvoorbeeld als een marketplace-commissie netto is geboekt of als een order in een andere maand is geboekt dan verzonden. Dat is geen fout, zolang elk verschil een naam heeft.

Kan ik niet gewoon Power BI of een spreadsheet gebruiken?

Voor de grafiek wel. Het werk zit in de data eronder. Elke maand opnieuw exports samenvoegen, dubbele regels eruit halen en per bestand vaststellen of een bedrag met of zonder btw is, wordt een dagtaak die niemand wil hebben.

Wat betekent de dekking bij een cijfer?

Over welk deel van je omzet het cijfer gaat. Ontbreekt de kostprijs van een deel van je orders, dan rekent Sento de marge over de rest en zegt erbij hoe groot dat deel is. Een gat wordt nooit stilzwijgend een nul.

Welke systemen kan ik aansluiten?

Elk pakket dat kan exporteren, via CSV of Excel. Daarnaast zijn er koppelingen die je data zelf ophalen, zodat je overzicht actueel blijft zonder dat je er iets voor doet.