Wat kost verzenden per order echt?

De verzendkosten van een order staan op de factuur van je vervoerder. Het gaat om het basistarief plus de toeslagen, voor elk pakket van die order, exclusief btw. Wat je verzendsoftware bij het aanmaken van een label noteert, is een verwachting. Pas de factuur zegt wat het kostte, en die factuur komt weken later, in een bestand van duizenden regels.

Zo reken je het uit

• Verzendkosten per order = de som van alle factuurregels van de pakketten van die order: basistarief + toeslagen + brandstoftoeslag, exclusief btw
• Gemiddelde verzendkosten per order = totale verzendkosten van de factuur ÷ aantal verzonden orders in dezelfde periode
• Effectieve brandstoftoeslag = het toeslagbedrag ÷ het bedrag waarover hij is berekend

Reken het gemiddelde alleen over orders waarvan de factuur er al is. Een order zonder factuur heeft geen verzendkosten van nul: hij heeft nog geen verzendkosten.

Twee soorten facturen

Een vervoerdersfactuur komt in twee indelingen. In een lange factuur staat elke kostenpost op een eigen regel, met een kolom die zegt wat voor kost het is. In een brede factuur staat elk pakket op één regel, met de toeslagen als losse kolommen. Dat verschil bepaalt hoe je de kosten per pakket optelt: bij een lange factuur tel je regels op, bij een brede factuur kolommen.

Waarom het in de praktijk misgaat

Deze vijf fouten kwamen we tegen in echte vervoerdersbestanden van een e-commercebedrijf. Geen van de vijf gaf een foutmelding.

1. Het bedragveld stond op nul. Bij één vervoerder stond het voor de hand liggende bedragveld op 0 bij alle pakketregels. Het totaal stond alleen op een paar totaalregels zonder pakketnummer. Een rapport dat die kolom las, toonde vrijwel geen verzendkosten. De echte kosten per pakket zijn het basistarief, plus de toeslagkolommen, plus de brandstoftoeslag.

2. Hetzelfde bedrag op meerdere regels. In sommige exports staat een pakket op meer dan één regel, en staat het bedrag van dat pakket op elke regel opnieuw. Wie optelt, telt het pakket meerdere keren. Of een bedrag bij het pakket hoort of bij de regel, verschilt per bestand. Je stelt het vast uit de data zelf: is het bedrag op alle regels van een pakket gelijk, dan hoort het bij het pakket.

3. De brandstoftoeslag rond een maandwissel. Een factuur over twee maanden kan twee toeslagpercentages bevatten. Wie het hoogste percentage over de hele factuur toepast, rekent te veel. Het juiste percentage leid je af uit de bedragen: toeslagbedrag gedeeld door de grondslag.

4. Gram of kilo, millimeter of centimeter. De ene vervoerder levert gewicht in gram, de andere in kilo. De een geeft afmetingen in millimeter, de ander in centimeter. Dat is een factor duizend of tien die je niet aan het getal ziet.

5. Met of zonder btw. Bij sommige vervoerdersbestanden staat nergens of een bedrag inclusief of exclusief btw is. Dan is “exclusief” een aanname. Een verschil van 21% valt bij het optellen niet op.

Zo rekent Sento het

• Elke factuurregel gaat naar zijn zending. Zo zie je per bestemming, gewicht en methode wat je betaalt en wat je doorberekent.
• Gefactureerd en geschat staan apart. Is de factuur er nog niet, dan rekent Sento met de verwachte kosten en zegt erbij dat het om een verwachting gaat. Komt de factuur binnen, dan vervangt die de verwachting.
• Wat niet vast te stellen is, wordt gevraagd. Sento leest je kolommen en benoemt wat het niet zeker weet. Wat niet te bewijzen is, vraagt het aan jou, in plaats van er stil iets van te maken.
• Nooit dubbel geteld. Regels worden ontdubbeld binnen een factuur en nooit daaroverheen, zodat een nagestuurde correctie je kosten niet twee keer raakt.
• Leeg is geen nul. Ontbreekt er data, dan staat erbij over welk deel van je omzet het cijfer gaat.
• Elk bedrag klikt door. Bij elk getal zie je uit welk bestand en welke regel het komt.

Veelgestelde vragen

Wat zijn normale verzendkosten per order voor een webshop?

Dat verschilt per webshop, per vervoerder en per pakketmaat, dus een gemiddelde van een ander zegt weinig. Reken je eigen gemiddelde uit, met de verzendkosten van de factuur gedeeld door het aantal verzonden orders, exclusief btw, en alleen over orders waarvan de factuur er al is.

Waarom sluit mijn verzendkostenrapport niet aan op de factuur?

Meestal door een van vier dingen. Een bedrag dat bij het pakket hoort, is op meerdere regels opgeteld. Een bedragkolom bevat niet het echte bedrag. Er is een verschil in btw. Of de factuur is nog niet binnen.

Hoe lang na verzending komt de factuur van de vervoerder?

Bij de vervoerders waarmee we werkten twee tot zes weken. De lopende maand is daardoor nooit definitief. Een marge na verzendkosten over die maand rust deels op een verwachting, en dat hoort erbij te staan.

Welke vervoerdersbestanden kan Sento lezen?

Elk pakket dat kan exporteren, via CSV of Excel. PostNL, DPD, DHL, GLS, QLS, Raben en Delivery Match staan bij de systemen waaruit Sento leest.